•  به روزآوری

بازنگری مجدد و پیوسته منابع تهیه شده برای افراد، و تغییر ساختار سازمانی متناسب با وضعیت جاری، امری ضروری است. آنچه که زمانی خاص مناسب بوده، ممکن است با در نظر گرفتن نیازهای جدید، به اصلاح و بازبینی نیازمند باشد. ممکن است یک شرکت به تجارت تازه ای دست زند و برای موفقیت، علایق اطلاعاتی خود را تغییر دهد. اگر گروهی از سازمان های اطلاع رسانی به تهیه اطلاعات در موضوعی اقدام کنند که دیگر مورد علاقه نیست، بهره گیران، آن بخش خاص از تجارت را از دست خواهند داد.
(( اینجا فقط تکه ای از متن درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت nefo.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. ))

• قالب سازی صحیح

متخصص اطلاع رسانی باید نیازمندی های غالباً بد بیان شده بهره گیر را بفهمد و آن را در قالبی مناسب ارائه کند.برخی از مراجعان، نسبت به دیگر مراجعین، دانش کمتری دارند و ممکن است صرفاً عنوان منبع اطلاعاتی را که از قبل با آن آشنایی داشته اند را درخواست کنند و از اطلاعاتی که واقعاً به آن نیازمند هستند صحبتی به میان نیاورند.

• بهینه بودن

هزینه تهیه یک خدمت اشاعه ای، باید با سودمندی آن همخوان باشد و این هزینه ها باید پیوسته محاسبه و اعلام شوند. به زبان ساده، باید دید آیا خدمت ارائه شده ارزش آن را دارد که برای آن هزینه ای پرداخت شود، شاید برای تهیه خدمات، شیوه های جدیدتری نیز وجود داشته باشد که از روش فعلی ارزان تر یا کارآمدتر است. بنابراین، متخصصین اطلاع رسانی باید مرتباً خدمات را قیمت گذاری کنند.
۲-۱-۵- انواع بهره گیران از خدمات اطلاعاتی
بهره گیران یک سازمان متنوع هستند و با سطوح متفاوت اطلاعاتی که قبلاً از طریق شبکه های غیر رسمی و منابع اطلاعات شخصی به دست آورده اند، محصولات متنوعی نیز تولید می کنند. فهرست زیر، بهره گیران احتمالی خدمات اشاعه اطلاعات در داخل یک دانشگاه علوم پزشکی را ارائه می دهد:
اعضاء هیات علمی
دانشجویان
مدیران
کارکنان
پزشکان
پرستاران
پیراپزشکان
و ….
این فهرست را پایانی نیست و هر یک از بهره گیران بالقوه، نیازهای اطلاعاتی مختلفی دارند که بعضی از آنها با یکدیگر تفاوت بنیانی دارد. اعضاء هیات علمی با توجه به نقش مهمی که در زمینه آموزش دانشجویان دارند، نیازمند استفاده از جدیدترین اطلاعات در زمینه موضوعی فعالیت های خویش می باشند تا بدین وسیله نیازهای دانشجویان و خلاقیت ها و نوآوریهای آنان را برانگیزانند. مدیران برای اتخاذ تصمیم های درست و اصولی نیازمند دریافت بهترین و به روزترین اطلاعات می باشند. در این میان دریافت اطلاعات جدید از جانب پرستاران و پیراپزشکان نیز در مراقبتها و انجام امور اولیه در نجات بیماران حائز اهمیت می باشد. اعضاء هیات علمی، عمداً در ابتدای فهرست فوق قرار داده شده اند چرا که کتابداران و اطلاع رسانان برای انجام فعالیت هایی که در دست انجام دارند، باید حمایت و پشتیبانی این گروه را جلب کنند. در بسیاری از سازمان های صنعتی و تجاری، آن قدر دموکراسی وجود ندارد که بتوان مفهوم خدمات برابر برای همگان را به کار بست. متخصص اطلاع رسانی باید طوری عمل کند تا برای دست یافتن به منابع لازم مورد نیاز، بر افراد سرشناس سازمان تأثیر بگذارد.
متخصص اطلاع رسانی باید افراد سرشناس سازمان درخواست کننده خدمات را شناسایی کند. این امر، با تهیه نام واحدها و مشخصات کارکنان از بخش نیروی انسانی و صحبت با مدیری که متخصصان اطلاع رسانی، عملکردها و سایر موارد مهم را به او گزارش می کنند، میسر است. تهیه نمودار سازمانی- در صورت وجود- نیز مفید خواهد بود. گاهی بخش هایی وجود دارند که نیاز آنها به اطلاعات کمتر مشهود است. مثلاً بخش نیروی انسانی به اطلاعاتی درباره بررسی حقوق و دستمزدها، و بخش قانون گذاری به اطلاعاتی درباره مصوبات یا تغییرات جدید در مباحث قانونی نیاز دارند.
اولین گام، شناخت حوزه فعالیت دانشگاه است. برای انجام این مهم، راه های فراوانی وجود دارد. بعضی از این روش ها عبارتند از: مراجعه به راهنمای دوره های آموزشی و پژوهشی، شناسایی کارکنان، شرکت در دوره های آموزشی در موضوعات مرتبط، مطالعه کتاب های درسی پایه در رشته های دانشگاه، مطالعه خبرنامه داخلی (شماره جدید و شماره های پیشین)، و در صورت امکان، مطالعه طرح های تحقیقاتی و برنامه های آموزشی و مجلات تخصصی مرتبط.
گاهی مشکل عمده در دستیابی به اطلاعات در یک دانشگاه، آگاهی از شیوه کار و اهداف دانشگاه است به ویژه اگر دانشگاه، دارای رشته های مختلف و بزرگ باشد.
با فهم شیوه های فعالیت دانشگاه، متخصص اطلاع رسانی ساده تر می تواند بهره گیران بالقوه خدمات اشاعه را شناسایی کند. بنابراین، این امر به ارزیابی انواع اطلاعات مفید و مورد نیاز بهره گیران منجر خواهد شد. باید به خاطر داشته باشیم که بعضی از افراد به بیان نیازهای اطلاعاتی خود یا استفاده از اطلاعات عادت نکرده اند. بنابراین، ممکن است متخصص اطلاع رسانی با صحبت درباره تخصص اعضاء هیات علمی، آنها را به بیان زمینه پژوهشی و این که اخیراً اطلاعات ضروری برای انجام وظیفه شان را از کجا آورده اند وادارد. اگر قبلاً در دانشگاه، خدماتی ارائه می شده است، تهیه پرسشنامه ای داخلی و سنجش کارایی آن خدمت مفید خواهد بود. به هرحال، ممکن است مصاحبه ای نیم ساعته با مدیر گروه هر یک از رشته های دانشگاه، واقعاً در تعیین نیازهای گروه و اعضاء آن راهگشا باشد. همچنین، این امر فرصتی فراهم می آورد تا متخصص اطلاع رسانی بتواند انواع خدمات اشاعه اطلاعات که ارائه آنها در سطح دانشگاه میسر است را شرح دهد و به این وسیله، اعضاء هیات علمی بتوانند از همه خدمات کتابخانه ای و اطلاع رسانی استفاده کنند. بسیاری از افراد، از وظایف یک متخصص اطلاع رسانی و تأثیر خدمات ارائه شده او در افزایش کارایی خود بی خبرند. اگر قرار است از نیازمندی های یک دانشگاه نیازسنجی شود، برای گشودن دریچه ای برای ورود به بحث، استفاده از عقاید دیگران و دریافت بازخوردها، نظرخواهی از اعضاء هیات علمی مفید خواهد بود. (گیلوری، ۱۳۷۸، ۳-۱۰)
۲-۱-۶- تحقق خدمات اشاعه- این خدمات چه ساختاری دارد؟
خدمات اشاعه اطلاعات، از فرآیندهای نسبتاً ساده گرفته تا خدمات پیچیده، به روش های مختلفی ارائه می شود. در اینجا فهرستی از انواع خدمات اشاعه اطلاعات ارائه می شود:
تهیه کپی از مقالات مجله ها
فهرست عناوین و مقالات مجله ها
خبرنامه ها
چکیده نامه ها، شامل خلاصه کوتاهی از مقالات مجله ها
سفارش خبرنامه هایی که منابع موجود و جدید اطلاعاتی را فهرست
می کنند
تهیه و امانت مجلات
بولتن های استاندارد و پروانه ثبت اختراعات
بولتن هایی که منابع و خبرهای در دست انتشار را ارائه می کنند
گزینش اخبار برای افراد خاص اشاعه گزینشی اطلاعات
بریده جراید
ارائه اطلاعاتی در موضوعات عامه پسند
گزارش نویسی و خلاصه نویسی اطلاعات
ارائه الکترونیکی مقالات مجله ها
کاوش توسط بهره گیر نهایی- واگذاری کاوش به محقق از طریق در اختیار گذاشتن ابزارهای اطلاع رسانی.
۲-۱-۶-۱- انواع خدمات اشاعه اطلاعات بر اساس منابع اطلاعاتی
اشاعه اطلاعات، هم اطلاعات مورد نیاز بهره گیر را تهیه می کند و هم امکان دستیابی او به این اطلاعات را فراهم می آورد. اشاعه اطلاعات، در زنجیره مراحل پردازش منابع، در آخرین مرحله قرار می گیرد. به هر حال، اشاعه دارای اشکال مختلفی است که می تواند بلافاصله بعد از تولید منابع - با یا بدون دخالت واحدهای اطلاعاتی- ارائه شوند. اگرچه اشاعه اطلاعات، به مراکز و واحدهای اطلاعاتی نیز خدمات ارائه می کند، اما باید به این مسئله توجه بیشتری داشت. حفاظت از منابع ، در حقیقت یکی از روش ها برای دستیابی به اهداف است که باید بیشتر مورد توجه قرار گیرد. اشاعه می تواند موارد زیر را شامل شود:
الف) اشاعه اصل منابع اولیه ب) اشاعه منابع مرجع در قالب منابع ردیف دوم و سایر اشکال
ج) اشاعه اطلاعات موجود در منابع مختلف، که به صورت منابع مرجع ردیف سوم ارائه می شوند د) اشاعه منابع اطلاعاتی.